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会議を盛り上げよう

上手なファシリテーターになろう
会議の成功は、司会者の進行の上手、下手で、大きく左右されます。参加者全員の意見を上手に引き出し、全員が納得する結果を導き出したいものです。会議を成功させる為の上手な司会のノウハウをご紹介します。

ファシリテーターとは
あくまでも中立的な立場を取り、自分では意見を言わず、会議の進行状況や、参加者の状態をよく観察し、会議の目標を明確にし、議題に沿って会議がスムーズに流れるように導き、議論が軌道から外れれば元に戻し、参加者に質問や提案などをして、参加者の意見を上手に引き出して行く役割をする司会者のことを言います。

ファシリテーターの準備
会議でファシリテーターをする前に、準備しなくてはならないものがあります。『会議開催通知書』です。これは、『アジェンダ』とも呼ばれています。内容は、「日時」「場所」「議題」「会議の目的」「参加メンバー」「会議の流れ」などです。会議の前に、参加メンバー全員に議題と当日の流れを通知し、自分なりの方向性を考えておいてもらう事が大事です。

はじめに議題の内容をはっきりさせる
会議を始める前に、参加メンバー全員が、今から何を論議するのかをしっかりと把握させておくことが大事です。まずは、一番最初に、話し合う内容を伝えましょう。

ファシリテーターには指定席がある
ファシリテーターは、どこに座っても良いわけではありません。効率的かつ効果的なファシリテーターをしたいなら、座る位置、もう少しこだわるなら机の配置にも気を配りましょう。まず、机の配置は、黒板やホワイドボードなどがある壁を左に見てコの字になるように配置しましょう。この場合のファシリテーターの座る位置は一番黒板側になります。この位置なら、参加者全員の顔をしっかりと見ながら司会ができます。


ファシリテーターの司会の流れ
司会の挨拶
会議を成功させる為にも、和やかな雰囲気を作りたいものです。ファシリテーターは笑顔で自己紹介しましょう。
議題を確認する
まずは、参加者全員に今から話し合う「議題」と「会議の流れ」の内容を確認してもらいます。最初に会議の方向性をきちんと確認してから始めると流れがスムーズになります。
参加者全員に会議に参加してもらう
ファシリテーターは会議が始まると、自分では意見を言いません。しかし、議題の内容と方向性が違ってきたり、会議の内容が偏ってきたりするのを監視し、適切な司会進行をする必要があります。また、一部の人たちだけが討論し、その他の人はただ聞いているだけという場合には、意見を出していない人に質問するなどして、全員に参加してもらうように気を配りましょう。
意見が偏らないように注意する
一部の人たちの意見に偏った場合は、その他の人にも質問をし、その他の意見がないか探って見ましょう。偏っていると思った時は、反対の意見を提案してみて、その反応を見てみるのも良いかもしれません。反対の意見の中から、良い案が出てくるかもしれません。
合意点を見つけ出す
ある程度、意見が出てきたら、出てきた意見をそれぞれまとめて、参加者全員が納得するような『合意点』を見つけ出します。どこまでなら合意できるかを確認しましょう。
実行する内容を決定する
全員が合意できるところを確認したら、それに対しての結論を出しましょう。意見がいくつかあれば、どの意見が優先なのか、優先順位をつけましょう。最終的に、どの意見を実行するかを参加者全員で話し合い、決定しましょう。
振り返る
最終的に、実行する内容が決まったら、その内容の説明と、その決定に至った経過を説明し、全員が納得していることを確認しましょう。


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