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メール活用術

メールを使いこなそう
ビジネスメールの常識とマナー
ビジネスシーンでメールを使うことが当たり前になっている今の世の中、あなたはきちんとしたメールを送っていますか?メール一通で相手への伝わり方も大きく変わってくるので、たった一通の不適切な言葉使いや、配慮に欠けた言い回しから相手の怒りを買ってしまい、信頼関係を損ねてしまったなんてことも。メールの特性や機能を理解して、正確でわかりやすく、相手の立場に立った文面のメールを送信できるようになれば、メールはあなたの心強いパートナーになるはず。ここでは基本的なビジネスメールの書き方や効果的な使い方を学んでいきましょう。
メールの基本
件名
相手が最初に目を通す「件名」。メールには本文の内容があらかじめ分かるように件名をつけますが、この件名が曖昧だと開封を後回しにされたり、場合によっては削除されてしまうことも。一日に大量のメールを処理しなければならない忙しいビジネスマンのためにも、読み手が中を開かなくても、件名を見ただけでどんな内容なのか把握できるのがベスト。「手短に」かつ「的確」なタイトルを心がければ、メールの開封率をもグーンとUPするはず。
本文
メールを書くときに気をつけたいのが、文章構成。「相手の名前」「自分の名前」「挨拶」「用件」「本文」「文末」「署名」の構成を踏まえ、いつ・どこで・どんな内容なのかをわかりやすく明記しましょう。具体的に日程などを明記することで、相手に親切な印象を与えることも。またその際に気をつけたいのが「見た目」。1行の目安は約30字とし、読点(、)を入れたり、改行を入れることでさらに読みやすくなるでしょう。また行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れるようにするなど、工夫したいものです。また返信を求める場合は、「お忙しいところ恐れ入りますが、○日までにお返事をいただけましたら幸いです」など、返信の必要性や期限を明記しておくのを忘れずに。あと文末に記載する署名を軽視するのは禁物です。これはいわばメール上の名刺のようなもの。「会社名」「名前」「電話番号」「郵便番号」「住所」「メールアドレス」などを盛り込んでおくだけで、自分の簡単なプロフィールを相手に伝える役割を果たします。署名を効果的に利用することで、自分をアピールできるようになればしめたもの。積極的に利用しましょう。また送信する相手によって署名を複数用意し、使い分けるのも手です。
応用編
ビジネスメールの基本を押さえたら、次はさらに一歩進んだテクニックを身につけたいもの。ライバル達にちょっと差がつく、でもメール上級者はすでに実践している効果的で気の利いたビジネスメールの技をここではご紹介します。
相手から返信がこないとき
メールを送ったのになかなか返信がないときは、一方的に催促するのではなく、相手に確認を促し再度の返信をお願いしましょう。「先日○○の件でメールを送らせていただいたのですが、もしかしたら届いていないかと思い再送しました・・・」など、相手の事を考えた文面を意識しましょう。大切なのは相手に不快に思われないようにすることです。
「追伸」の使い方
相手に用件をすばやく伝えるために、「簡潔・的確」な文章が求められるビジネスメールは、とかく冷たい印象を与えがち。せっかくなら文末に「追伸」を加えて、プライベートの話題を盛り込めば、メールを受け取る側の印象は違ってくるはず。「追伸」を効果的に使って、より返信率がアップするメールを目指しましょう。
迷惑メールフィルター
ビジネスメールで重要なのは、 限りある時間で的確な情報をつかむこと。毎日届く大量の「迷惑メール」に時間を取られ、なんとかしたいと思っている人も多いはず。もし、今使っているメールソフトがOutlook Expressなら、Microsoft Office Outlook 2003に切りかえるという方法も。Outlookなら迷惑メールをブロックする機能がついているので、メールの送信時刻や内容などの要素から、迷惑メールを一掃することができます。また併せてスケジュール管理もしてくれるという嬉しい機能も!!忙しいビジネスマンならOutlookをぜひ活用したいものです。


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